Pendidikan
Trending

DPK Banten Gelar Sosialisasi Depo Arsip

SERANG, BANTEN RAYA-Dalam rangka memberikan edukasi kepada organisasi perangkat daerah (OPD) di lingkungan Pemerintahan Provinsi Banten, kabupaten/kota, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Banten menggelar sosialisasi depo arsip.

Dalam sambutannya, Kepala DPK Banten Usman Asshiddiqi Qohara menyampaikan, depo arsip merupakan ruangan yang harus dimiliki oleh setiap unit kearsipan instansi/oraganisasi, pusat pusat arsip, dan lembaga kearsipan. Salah satu tempat yang wajib bagi kearsipan dengan memiliki ruangan penyimpanan arsip (depo arsip).

Ia menjelaskan, fungsi depo arsip yaitu untuk ruangan penyimpanan arsip yang dirancang struktur khusus guna memenuhi kebutuhan terhadap perlindungan arsip, serta mengutamakan tugas pemeliharaan dan perawatan arsip.

Depo arsip memiliki spesifikasi beragam, sesuai dengan perlindungan dan kebutuhan didalamnya. Secara umum dapat dibedakan antara depo arsip standar fisik gudang, untuk menyimpan arsip yang masih menjalani proses disimpan untuk sementara waktu, dan depo arsip bernilai guna yang secara fisik berstandar keamanan maksimum.

“Depo arsip meliputi depo arsip yang dikelola oleh Arsip Nasional Republik Indonesia, depo arsip yang dikelola oleh lembaga kearsipan daerah provinsi, depo arsip yang dikelola oleh lembaga kearsipan daerah kabupaten/kota dan depo arsip yang dikelola lembaga kearsipan perguruan tinggi,” kata Usman, kemarin.

Di lokasi yang sama, Deni Andriani, Kepala Bidang Pengelolaan Arsip pada DPK Banten menyampaikan, kegiatan ini bertujuan untuk memberikan adukasi terkait dengan fungsi depo arsip.

Ia menilai, masih ada beberapa pengelola depo arsip yang masih kurang paham tentang fungsi dan manfaat depo arsip. Arsip itu ada berbagai jenis yaitu arsip statis dan in aktif. Arsip in aktif harus berada di record center OPD masing-masing, makanya setiap OPD harus memiliki record center.

“Arsip yang sudah berusia 10 tahun ke atas tergantung kebutuhannnya, harus disimpan di record center OPD masing-masing. Artinya, tidak semua arsip bisa disimpan di depo arsip,” katanya.

Arsip yang bisa disimpan di depo arsip, lanjutnya, diantaranya adalah arsip yang dimiliki Balitbangda dan Hutbun, karena OPD keduanya sudah tidak ada maka arsip yang dimiliki kedua OPD tersebut harus disimpan di depo arsip.

“Atau arsip yang dimiliki oleh BPKAD lebih dari 10 tahun bisa diterima, karena arsip tersebut sangat penting,” ungkapnya.

Deni berharap kegiatan ini bisa memberikan wawasan bagi para peserta yang berasal dari pengelola Arsip di lingkungan Pemprov Banten dan kabupaten/kota. Sehingga tidak ada kekeliruan dalam pengelolaan arsip. (satibi)

Related Articles

Back to top button